Trennungsgespräch mit einem Mitarbeiter

In einem Arbeitsverhältnis kann es zu einer Kündigung kommen und damit auch zum Trennungsgespräch mit dem Mitarbeiter. Diese Situation ist weder für den Arbeitgeber noch für den Arbeitnehmer eine angenehme Situation. Vor allem dann, wenn der Mitarbeiter überhaupt nicht mit einer Kündigung rechnet, kann die Situation unangenehm sein.

Doch Trennungsgespräche bieten auch die Möglichkeit, eine einvernehmliche Trennung und Auflösung des Arbeitsverhältnisses zu gestalten. Als Arbeitgeber sollte man daher ein Trennungs- oder Kündigungsgespräch sehr genau vorbereiten und auch die Verhandlungsspielräume für einen eventuellen Aufhebungsvertrag im Vorfeld festlegen.

Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht Dr. Michael Tillmann erklärt in diesem Beitrag alles Wissenswerte rund um das Thema Trennungsgespräch mit einem Mitarbeiter.

Übersicht:

Was ist das Trennungsgespräch?
Was sind Kündigungsgründe?
Wie fängt man ein Trennungsgespräch mit einem Mitarbeiter an?
Was sollte man in einem Trennungsgespräch in jedem Fall vermeiden?
Wie führe ich ein Kündigungsgespräch als Arbeitgeber?
Wie sagt man einem Mitarbeiter, dass er entlassen wird?
FAQ zum Thema

1. Was ist das Trennungsgespräch?

Oft werden die Begriffe Trennungsgespräch und Kündigungsgespräch gleichbedeutend verwendet. Doch auch wenn sich beide Gespräche um die Trennung von einem Arbeitnehmer handeln, müssen sie nicht denselben Inhalt haben. Bei einem Kündigungsgespräch steht immer der Ausspruch der arbeitgeberseitigen Kündigung im Mittelpunkt des Gesprächs mit dem Mitarbeiter.

Auch das Trennungsgespräch kann eine personenbedingte, verhaltensbedingte oder betriebsbedingte Kündigung zum Inhalt haben. Dies muss aber nicht so sein. Das Trennungsgespräch kann auch zum Inhalt haben, mit dem Mitarbeiter zu besprechen oder zu verhandeln, wie eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses gestaltet werden kann.

Trennungsgespräch und Aufhebungsvertrag

Beispielsweise kann dem Mitarbeiter zur Abwendung einer betriebsbedingten Kündigung auch ein Aufhebungsvertrag angeboten werden. Das Trennungsgespräch kann damit dazu genutzt werden, die Modalitäten des Aufhebungsvertrages mit dem Arbeitnehmer zu besprechen.

Der Aufhebungsvertrag hat den Vorteil, dass Arbeitnehmer und Arbeitgeber frei sind in dem, was sie im Aufhebungsvertrag vereinbaren wollen. Es muss sich nicht an gesetzliche oder vertragliche Kündigungsfristen gehalten werden. Es können außerdem Regelungen zum Zeugnis und Zeugnisnote, zur Abgeltung von Urlaubsansprüchen und Mehrarbeit oder zum

Ausgleich bestehender Ansprüche aus betrieblicher Altersvorsorge getroffen werden.
Da eine Unterschreitung der gesetzlichen Kündigungsfristen häufig zu Problemen bei dem Bezug von Arbeitslosengeld führen kann, sollte die gesetzliche Kündigungsfrist im Sinne des Mitarbeiters allerdings im besten Fall eingehalten werden.

2. Was sind Kündigungsgründe?

Soll in einem Trennungsgespräch mit einem Mitarbeiter diesem auch eine Kündigung ausgesprochen werden, müssen hierfür ausreichende Gründe vorliegen. Je nach Art und Kündigungsgrund müssen weitere arbeits- und kündigungsrechtliche Voraussetzungen erfüllt sein.

Gesetzliche Kündigungsgründe

Damit eine Kündigung rechtlich zulässig ist, muss die Kündigung sozial gerechtfertigt sein, sofern es sich nicht um einen Kleinbetrieb mit maximal 10 Mitarbeitern handelt oder um ein Arbeitsverhältnis in den ersten 6 Monaten. Eine soziale Rechtfertigung ist nach § 1 Kündigungsschutzgesetz dann gegeben, wenn einer der drei gesetzlichen Kündigungsgründe vorliegt – personenbedingt, verhaltensbedingt oder betriebsbedingt.

Bei einer verhaltensbedingten Kündigung liegt der Kündigungsgrund in seinem steuerbaren und willensgetragenen Verhalten des Mitarbeiters, der einen Verstoß gegen die Pflichten aus dem Arbeitsvertrag darstellt.
Dies können z.B. wiederholte Unpünktlichkeit, wiederholtes unentschuldigtes Fehlen oder eine unerlaubte Nebentätigkeit sein. Zumeist ist für eine verhaltensbedingte Kündigung eine Abmahnung erforderlich, damit der Arbeitnehmer sein Verhalten entsprechend anpassen kann.
Bei schweren Verstößen ist keine Abmahnung notwendig.

Kann der Mitarbeiter seine arbeitsvertragliche Leistung nicht mehr erbringen, kommt eine personenbedingte Kündigung in Betracht. Dies ist z.B. der Fall, wenn ein Kraftfahrer nicht mehr über einen Führerschein verfügt. Eine Abmahnung ist in diesem Fall nicht notwendig, da der Arbeitnehmer meist an seiner Situation selbst nichts ändern kann.

Ein spezieller Unterfall der personenbedingten Kündigung ist die krankheitsbedingte Kündigung. Hier liegt der Kündigung eine längere Krankheit des Arbeitnehmers zugrunde. Alternativ können auch häufige Kurzerkrankungen, eine krankheitsbedingte Leistungsminderung oder langandauernde Arbeitsunfähigkeit eine solche Kündigung rechtfertigen.

Bei der betriebsbedingten Kündigung liegt der Grund nicht beim Arbeitnehmer. Es muss sich vielmehr durch inner- oder außerbetriebliche Gründe um einen beweisbaren Wegfall des Arbeitsplatzes des Arbeitnehmers handeln. Wird z.B. eine Abteilung geschlossen und steht keine Weiterbeschäftigungsmöglichkeit zur Verfügung, kann die betriebsbedingte Kündigung gerechtfertigt sein.

Art der Kündigung

Der Normalfall der Kündigung ist die ordentliche Kündigung. Ist das Vertrauen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber durch Vorfälle mit dem Arbeitnehmer zerstört oder liegt z.B. ein sehr schwerer Verstoß gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten vor, kann auch fristlos gekündigt werden.

Hier muss vor allem die Zwei-Wochen-Frist aus § 626 Abs. 2 BGB eingehalten werden – zwischen dem Bekanntwerden des Verstoßes und der fristlosen Kündigung dürfen nur zwei Wochen liegen. Etwaige Ermittlungen des Arbeitgebers zu den Pflichtverstößen hemmen die Zwei-Wochen-Frist allerdings.

Verdachtskündigungen

Zuletzt gibt es auch sog. Verdachtskündigungen. Liegt “nur” ein dringender Verdacht vor, dass der Arbeitnehmer einen z.B. schweren Pflichtverstoß wie Diebstahl oder dergleichen begangen hat, kann die Kündigung auch lediglich auf einen solchen Verdacht gestützt werden.

Dies setzt aber voraus, dass der Mitarbeiter angehört worden ist. In dieser Anhörung muss der Arbeitnehmer die Möglichkeiten haben, die gegen ihn erhobenen Verdachtsmomente und Vorwürfe zu entkräften. Die Anhörung ist im Fall der Verdachtskündigung zwingend.

3. Wie fängt man ein Trennungsgespräch mit einem Mitarbeiter an?

Jedes gute Gespräch kann mit Small Talk beginnen. Allerdings ist dies beim Trennungsgespräch mit einem Mitarbeiter anders. Es sollte von vornherein klar sein, dass es schlechte Nachrichten gibt und dies sollte schon zu Beginn dem Mitarbeiter so kommuniziert werden. Die Situation ist für beide Seiten meistens unangenehm. Das sollte man sich auch offen eingestehen. Ein Plausch über den letzten Urlaub oder dergleichen, womit sich andere Gespräche vielleicht auflockern lassen, wirkt dagegen regelmäßig unpassend und trägt eher noch zur Verschlimmerung der Situation bei.

Das Gespräch sollte deshalb auch nicht erst mit einem solchen Plausch beginnen. Dies könnte über den Ernst der Lage hinwegtäuschen und dem Mitarbeiter vermitteln, dass nicht etwa die Beendigung oder Kündigung des Arbeitsverhältnisses ansteht, sondern nur ein „normales“ Mitarbeitergespräch. Dies sollte in jedem Fall vermieden werden, da dies falsche Hoffnungen schürt.

4. Was sollte man in einem Trennungsgespräch mit einem Mitarbeiter in jedem Fall vermeiden?

Sollte es in einem Trennungsgespräch mit einem Mitarbeiter um den Abschluss eines Aufhebungsvertrags gehen, so sollte man schon vor dem Gespräch die Spielräume für den Inhalt und die Modalitäten eines solchen Vertrags festlegen. Gerade im Bereich der Abfindung wollen viele Mitarbeiter für den Verlust des Arbeitsplatzes möglichst großzügig abgefunden werden.

Es empfiehlt sich daher nicht, mit einem bereits vorgefertigten Aufhebungsvertrag in ein solches Gespräch zu gehen, da dies keine Gesprächsbereitschaft signalisiert.
Auch sollte man den Mitarbeiter nie zu einer sofortigen Unterschrift oder mit der Verschlechterung der Modalitäten drohen, wenn der Aufhebungsvertrag erst später unterschrieben wird. Dem Mitarbeiter soll Gelegenheit gegeben werden, über den

Abschluss eines Aufhebungsvertrags nachzudenken. Diese Bedenkzeit soll der Mitarbeiter auch nutzen können, um sich eventuell mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht zu beraten.

5. Wie führe ich ein Kündigungsgespräch als Arbeitgeber?

Nach der Einführung sollte sich ein Teil anschließen, in dem die Situation geschildert wird, die der Kündigung oder dem Wunsch nach der Trennung zugrunde liegt. Bei betriebsbedingten Kündigungen können dies z.B. die Gründe sein, warum es zum Wegfall von Arbeitsplätzen und dem konkreten Arbeitsplatz des zu kündigenden Mitarbeiters gekommen ist.

In jedem Fall sollte man nicht um den heißen Brei herumreden und dem Mitarbeiter die Botschaft klar vermitteln sowie eine passende Begründung liefern. Auch wenn ein Fehlverhalten eines Mitarbeiters vorliegt, das z.B. zu einer verhaltensbedingten Kündigung führt, sollte dies dennoch in einem mindestens neutralen bis wertschätzenden Ton geschehen. Ein abfälliger Ton wird dagegen die Einsicht und Einigungsbereitschaft des Mitarbeiters sicherlich nicht fördern.

In jedem Fall sollte man diese Begründung und ein solches Gespräch gut vorbereiten. Kommen von dem Mitarbeiter Nachfragen, sollte man hierauf stets gut vorbereitet und fundiert antworten können. In einem solchen Fall sollte man die Einwände des Mitarbeiters zurückweisen, ohne Hoffnungen zu machen, dass eine Kündigung doch noch abwendbar wäre.

6. Wie sagt man einem Mitarbeiter, dass er entlassen wird?

Sollte in einem Trennungsgespräch mit einem Mitarbeiter über eine Kündigung informiert werden, sollte auch dies stets in einem wertschätzenden Ton geschehen. Gerade hier gilt, dass man als Arbeitgeber oder Verantwortlicher auch damit rechnen muss, dass es zu emotionalen Reaktionen kommen kann. Dies ist auch verständlich, denn für den Arbeitnehmer wird dieses Gespräch nie positiv oder erfolgreich verlaufen, da er in jedem Fall seinen Arbeitsplatz verlieren wird.

Dass es hierbei auch zu Wutausbrüchen, Rechtfertigungsversuchen oder Einwänden kommt, ist ebenso normal und verständlich. Man sollte sich allerdings nicht in eine Verteidigungsposition drängen lassen. Die Gründe, warum eine Kündigung ausgesprochen wurde, werden dem Mitarbeiter deshalb sachlich vorgetragen.

Trennungsgespräch muss klar über unabwendbare Kündigung informieren

Dieser Vortrag darf aber nicht die Hoffnung wecken, mit z.B. einer Verhaltensänderung oder Steigerung der Arbeitsleistung, könne der Mitarbeiter eine Kündigung doch noch abwenden. Auch diese falschen Hoffnungen können zu heiklen Situationen führen. Der Mitarbeiter klammert sich eventuell noch an diese minimale Hoffnung und ist dann umso enttäuschter, wenn es doch nicht zur Abwendung der Kündigung kommt.

Wenn man als Verantwortlicher die ausgesprochene Kündigung bedauert, darf man dies ruhig auch aussprechen. Man sollte, nachdem die Kündigung ausgesprochen und die Kündigungsgründe dargelegt worden sind, nicht sofort das Gespräch beenden oder zum normalen Alltag übergehen.

Nach dem Schock über eine Kündigung soll dem Mitarbeiter ein Moment des Innehaltens ermöglicht werden. Die nun folgende, auch emotionale, Reaktion des Mitarbeiters sollte man als Verantwortlicher oder Arbeitgeber in jedem Fall aushalten. Dabei sollte man allerdings nicht auf Rechtfertigungen, Einwände, Drohungen, ironische Bemerkungen oder dergleichen eingehen.

Folgegespräch anbieten

Es empfiehlt sich zur Absprache der Modalitäten oder wie es innerhalb der Kündigungsfrist weitergehen soll, nicht in diesem Gespräch weiter zu erörtern. Hier bietet man in der Regel am besten ein Folgegespräch an. Dann sind meistens die negativen Emotionen oder impulsive Reaktionen abgeklungen und mit dem Mitarbeiter kann wieder auf einer sachlichen Ebene kommuniziert werden.

7. FAQ zum Thema

Wie fängt man ein Trennungsgespräch an?

Ein Trennungsgespräch mit einem Mitarbeiter sollte einfühlsam und respektvoll beginnen. Folgende Schritte sind dafür wichtig: Vorbereitung, Privatsphäre, freundliche Begrüßung, klare Mitteilung der Trennung, aktives Zuhören, Unterstützung und Wertschätzung. Empathie ist entscheidend, um die Würde des Mitarbeiters zu wahren. Professionelle Beratung kann in bestimmten Situationen hilfreich sein.

Wie läuft ein Trennungsgespräch ab?

1. Vorbereitung: Der Arbeitgeber bereitet sich gut vor, um die Gründe für die Trennung klar zu kommunizieren.
2. Begrüßung: Das Gespräch beginnt mit einer höflichen und respektvollen Begrüßung.
3. Mitteilung der Trennung: Der Arbeitgeber teilt dem Mitarbeiter einfühlsam und klar mit, dass die Trennung unvermeidlich ist. Er erklärt die Gründe und vermeidet Schuldzuweisungen.
4. Zuhören: Der Mitarbeiter wird ermutigt, seine Gedanken und Fragen zu äußern. Der Arbeitgeber hört aktiv zu.
5. Unterstützung: Der Arbeitgeber bietet Unterstützung an und erläutert die nächsten Schritte, wie etwa die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses.
6. Wertschätzung: Zum Abschluss betont der Arbeitgeber die positiven Aspekte der Zusammenarbeit und drückt Wertschätzung für die geleistete Arbeit aus.

Wann sollte man sich von einem Mitarbeiter trennen?

Man sollte sich von einem Mitarbeiter trennen, wenn schwerwiegende Gründe vorliegen, wie Leistungsmängel, Vertragsverletzungen, Betriebsbedarf oder Vertrauensverlust. Die Entscheidung sollte sorgfältig geprüft und rechtliche Aspekte beachtet werden. Professionelle Beratung ist hier in jedem Fall hilfreich.

Was ist bei einem Trennungsgespräch zu beachten?

Bei einem Trennungsgespräch ist Folgendes zu beachten: Vorbereitung, Respekt, Privatsphäre, klare Kommunikation der Gründe, Zuhören, Unterstützung anbieten und mit Wertschätzung abschließen. Ein einfühlsames und gut vorbereitetes Gespräch erleichtert einen fairen Übergang.